書類の断捨離のやり方とは?正しい5つのステップ

放っておくとどんどん増えていく書類。

書類は他の物と違って、少量ではかさばらないので、そのまま放置しがちです。

捨てるかどうか悩んだ際も「後で見るかもしれないし、とりあえず置いておこう」となることも多く、気づけば書類の山ができていることも。

そこで今回は、私自身が過去に実践した、効果的な書類の断捨離のやり方とコツをお伝えいたします!

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断捨離の手順5ステップ

①残す書類を見極める

書類は、可能な限り捨ててしまうに越したことはありません。

「あれも置いておこう。これも置いておこう」となると、増える一方だからです。

しかし、中には捨ててはいけない書類もあります。

それは重要書類と言われるものです。

具体的には、お金に関わる書類(給与明細や源泉徴収票、後々利用予定の領収証など)や、契約書、製品の保証書などです。

まずは、これらの重要書類を「残す書類」として一箇所に集めておき、「捨てる候補」の書類と混ざらないよう注意しましょう。

②「捨てる候補」の書類を一箇所に集める

重要書類を省いた書類は、「捨てる候補」の書類ということになります。

こちらの書類について、一つ一つ捨てるかどうかを判断していきます。

大切なことは、家にある全ての書類を一旦同じ場所に出すこと。

これを怠ると、書類を捨てても捨ててもまた新しく出てきてしまうため、断捨離に余計に時間がかかってしまいます。

この作業は初めは大変に思われるかもしれませんが、結果的には作業時間の短縮に繋がります。

③書類を断捨離していく

全ての書類を出しきったら、いよいよ断捨離していく作業に入ります。

「捨てる」とすぐに判断できる書類は問題ありませんが、問題は捨てるかどうかを悩んでしまう書類です。

私も経験ありますが、「なんとなく置いておいた方がいいんじゃないか」と考えてしまい、断捨離が捗らないということがあります。

そこで、書類の断捨離時は、以下のことを心がけました!

それは、書類はできるだけ「捨てる」という判断をするということ。

重要書類は既に除いているので、目の前にある書類は捨てても問題がない書類がほとんどだということを認識してください。

それでも悩んだ書類については、「これまでの一年間で見ることがあったかどうか」で判断してください。

一年間見なかった書類については、迷わずゴミ箱行きです!

④残す書類を整理する

いよいよラストスパートです。

残すと決めた書類を整理していきましょう。

まずは、書類を種類ごとに分類していきます。

その後、「紙」として残すか「電子データ」として残すかを判断します。

電子データで残すメリットは、紙がないため、収納スペースをとる必要がないこと。

また、データ化してパソコンやスマホに取り込めるため、いつでもどこでも見れる点です。

私自身、書類はできるだけデータ化することを心がけています。

どうしても紙で残さないといけないもの以外、データ化してしまいましょう!

⑤ファイリングする

紙で残すと決めた書類については、その種類ごとにファイリングしておくと便利です。

この時にポイントは、「自分のわかりやすさ」を一番に重視すること。

また、種類ごとにラベルを作成し、ファイルに貼っておくと、ひと目で必要な書類を取り出すことができるようになります。

新しい書類の管理方法

家にある書類の断捨離が終わっても、日にちが経てば書類はまたどんどん増えていきます。

そこで私は、書類の「一時保管ボックス」を作っています。

このボックスには、新しく増えた書類を一旦入れるようにしています。

だいたい1~2ヶ月くらいでいっぱいになってくるので、いっぱいになったら全て出し、捨てるかどうかを判断するようにしています。

一見面倒に思われるかもしれませんが、1~2ヶ月分の書類だと30分もあれば整理できますし、新しい書類が増える度に捨てるかどうかを判断する必要もないので、日々の生活の中でストレスを感じることもありません。

書類を部屋に散乱させないためにも、こういった一時保管ボックスを作ることをオススメします!

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まとめ

放っておくと、どんどん増えてしまう書類。

量が多いからこそ、断捨離するメリットも大きいですよね。

今回ご紹介した手順とポイントを参考に、断捨離を行い、残った書類についてもスッキリ収納を心がけてください!

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